RPAは、人間がパソコン上で行う様々なルーティン業務を自動化する仕組みです。例えば、データ入力、メール送信、Webサイトからの情報収集など、繰り返し行われる作業を自動化することができます。RPAツールは、マウスやキーボードの操作を記録し、それを再現することで業務を自動化します。
代表的なRPAツール
- UiPath：使いやすいインターフェースと豊富な機能を持ち、幅広い業務に対応可能です。
- Automation Anywhere：クラウドベースのRPAツールで、スケーラビリティが高く、大規模な自動化に適しています。
- Blue Prism：エンタープライズ向けのRPAツールで、セキュリティとガバナンスに強みがあります。
- MinoRobo：国内で開発されたシンプルなRPAツールで、特に操作が簡単で直感的なインターフェースが特徴です。Excelの関数が使えれば、特別なトレーニングなしでも利用可能です。
- ナビ搭載 業務自動化RPA RKシリーズ：プログラミング知識がなくても直感的に操作できるナビゲーション機能を搭載しており、手厚いサポートが提供されています。
- RaBit：手作業でのデータ入力やシステムへの転記といったルーチン作業の効率化に強みを持ち、リーズナブルな価格で提供されています。
- Yoom：AIやAPI、OCRといった最新技術を組み合わせて、一連の業務フロー全体を自動化できるツールです。ノーコードで簡単に事務作業を自動化できます。
- ロボパットDX：プログラミング知識を必要とせず、現場で簡単にロボットを作成できるRPAツールです。全てのアプリケーションやシステムに対応しています。
具体的な利用例
- 売上管理：取引先リストから売上データを読み取り、請求書を自動生成し、メールで送信する。
- 受注管理：商品価格や在庫数の変動を自動で更新し、受発注データを基幹システムに転記する。
- 調査・分析：SEOキーワードリストの作成や競合調査、SNSからの口コミ収集など。
- 勤怠管理：勤怠データの自動集計や給与計算。
- 請求書発行作業の自動化（総務・経理）： 毎月の請求書発行業務を自動化することで、手作業のダウンロードや印刷作業を省略し、工数を大幅に削減します。
- 賃貸情報サイトからのデータ転記（不動産）： 賃貸情報サイトから物件情報を取得し、Excelに転記する作業を自動化することで、専任担当者の負担を軽減し、ヒューマンエラーを防ぎます。
- WEB管理システムへの登録作業（新聞・メディア）： 新聞記事をWEBコンテンツとして掲載するためのデータベース登録作業を自動化し、早朝出勤の必要をなくし、従業員の負担を軽減します。
- 入札情報のチェック業務（営業）： 官公庁や地方自治体の入札情報を定期的に確認し、必要な情報をメールで通知する作業を自動化することで、営業担当者の工数を削減します。
- 症例データの登録（医療）： 患者の症例データをデータバンクに登録する作業を自動化し、作業時間を大幅に短縮し、担当者の負担を軽減します。
- 競合企業の価格調査（小売業）： 競合企業のWebサイトから商品価格を収集し、Excelに自動集計することで、手作業の負担を軽減し、迅速な価格調査が可能になります。
RPAの失敗事例
RPAの導入には多くのメリットがありますが、失敗事例も少なくありません。以下にいくつかの具体的な失敗事例とその原因、対策を紹介します。
失敗事例1: RPAをほぼ使わずに終わった
- 内容: RPAを導入したものの、実際にはほとんど使われずに終わってしまった。
- 原因: 現場の従業員がRPAの使い方を理解しておらず、またRPA導入による業務効率化のメリットを感じられなかったため。
- 対策: RPA導入前に従業員への教育を徹底し、RPAの利点を理解させる。また、導入後も継続的なサポートを提供する。
失敗事例2: あまり効果を感じられなかった
- 内容: RPAを導入したが、期待したほどの効果が得られなかった。
- 原因: RPAの適用範囲を過小評価し、小規模な業務のみを自動化したため、全体的な業務効率化が実現できなかった。
- 対策: RPAの適用範囲を正確に評価し、主要な業務プロセスに対しても自動化を検討する。
失敗事例3: リソースが足りず野良ロボットが発生
- 内容: RPAの管理が不十分で、管理されていない「野良ロボット」が発生し、誤処理が行われた。
- 原因: RPAを管理する人材が不足しており、異動や退社などで管理が行き届かなくなったため。
- 対策: RPAの管理体制を整え、担当者の引き継ぎを徹底する。また、シナリオ作成や管理を外部に委託することも検討する。
失敗事例4: 作成に時間がかかりすぎる
- 内容: RPAのシナリオ作成に予想以上の時間がかかり、結果が出るまでに時間がかかりすぎた。
- 原因: 自動化する業務の選定が適切でなく、複雑な業務から取り組んでしまったため。
- 対策: まずは簡単な業務から自動化を始め、早期に成果を出すことでモチベーションを維持する。
失敗事例5: 社内浸透せず、運用が拡がらない
- 内容: RPAが一部の部署でしか使われず、全社的な運用に至らなかった。
- 原因: RPAのメリットが社内全体に浸透しておらず、現場担当者が積極的に導入を進めなかったため。
- 対策: 社内勉強会やセミナーを開催し、RPAの利点を広く周知する。また、成功事例を共有し、他部署への展開を促進する。
RPAは、業務効率化やコスト削減に大きな効果をもたらし、特に繰り返し行われる定型業務に適しています。
